Preiskalkulation, Lieferantenbewertung, Produktionsplanung, Provisionsabrechnung. Jede einzelne davon wäre bei Ausfall ein ernstes Problem. Der Geschäftsführer schaute auf die Liste. Dann sagte er: „Ich wusste, dass wir viele Excel-Listen haben. Aber nicht so viele."
Wie Schatten-IT entsteht
Wenn eine geschäftskritische Excel im Betrieb auftaucht, hat sie fast immer eine von drei Geschichten: Das System konnte die benötigte Auswertung nicht liefern, also hat jemand sie nachgebaut. Das System konnte es, aber die Bedienung war zu umständlich, also entstand eine Abkürzung. Oder ein Workaround aus früheren Jahren ist einfach geblieben.
Excel ist dabei nie das Problem. Es ist das sichtbare Symptom einer tieferliegenden Systemlücke. Und in jeder dieser Listen steckt Wissen darüber, wie das Unternehmen wirklich funktioniert – meist bei einzelnen Personen.
Was es wirklich kostet
Bei 180 Mitarbeitenden entstehen rund 19 Stunden pro Woche für Pflege, Abgleich und Korrektur. Das sind über 50.000 Euro pro Jahr, nur um das System am Laufen zu halten.
Der eigentliche Schaden sind aber die Entscheidungen, die auf diesen Dateien basieren. Ein Angebot auf einer Formel, die seit drei Jahren niemand geprüft hat. Ein Monatsreport aus zwei Dateien mit unterschiedlichen Datenständen. Excel-Listen tauchen in keiner Bilanz auf, steuern aber jeden Tag Prozesse – ohne Versionskontrolle und ohne Prüfmechanismen.
Warum neue Tools das Problem nicht lösen
Die typische Reaktion ist bekannt: ein neues ERP-Modul, ein BI-System, Dashboards. Nach sechs Monaten sieht die Präsentation gut aus, die Excel läuft weiter.
Der Grund: Es fehlt nicht das Tool, sondern die Antwort auf eine einfache Frage. Welches konkrete Problem löst diese Liste im Alltag besser als das System? Solange diese Frage unbeantwortet bleibt, ändert kein Rollout etwas.
Wo anfangen
Nicht mit der vollständigen Inventur. Sondern mit drei Fragen an Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen: Welche Excel brauchst du wöchentlich und könntest du nicht ersetzen?
Wer die drei riskantesten Listen kennt, kann sie nach Ausfallrisiko und Ablöseaufwand einordnen. Der Quick Win – hohes Risiko bei niedrigem Aufwand – ist meist nicht die komplexeste Liste, sondern die, die am meisten Zeit kostet und am einfachsten zu ersetzen wäre.
In dem eingangs beschriebenen Unternehmen war das nicht die Kalkulations-Excel, sondern eine Liste, die wöchentlich drei ERP-Exporte zusammenführte. Die Ablösung dauerte eine Woche. Die Produktionsplanerin sparte vier Stunden pro Woche und wurde zur Botschafterin der neuen Lösung.
Ergebnis nach zwölf Wochen: Von 47 auf 12 geschäftskritische Listen. Rund 15 Stunden gesparte Arbeitszeit pro Woche.